Когато говорим за бизнес мероприятия, не бива да сме лекомислени. Това е важна инвестиция в нашето начинание и добрата организация може да ни осигури много ползи. Дали ще е конференция, обучение или представяне на нов продукт, всичко трябва да бъде максимално обмислено, за да постигне главната си цел. Но кои са най-честите грешки, които допускаме при организиране на бизнес събитие? Днес ще ви подскажем за тях и как да ги избегнем.
Не приоритизираме конферентната зала
Конферентната зала е първото нещо, което гостите ви забелязват. Дори да сте подготвили най-вдъхновяващата презентация, най-духовитата реч и най-вкусния кетъринг, това няма да има никакво значение, ако на гостите им е неудобно. Често, за да спестим пари за наем на зала, се примиряваме с по-малко помещение (несъобразено с броя на гостите ни), не обръщаме внимание на светлината и звука, не предвиждаме място за почивка и още. Тази грешка се отразява веднага, а вие рискувате да предизвикате недоволство.
Какво можете да направите? Ако бюджетът ви не позволява по-голямо и светло помещение, можете да намалите броя на присъстващите. Също така помислете дали няма друго перо, от което можете да спестите, за да си осигурите подходяща зала. А ако все още не сте наели такава, ето тук можете да видите нашето предложение. Изберете зала с достатъчен капацитет, оборудване, комфортни маси и много светлина.
Учим се от другите
В голям процент от случаите, това не се разглежда като грешка. В света на бизнеса обаче нямаме възможност да правим винаги същото като другите. В контекста на организирането на събития, рискуваме нашето да се превърне в поредното скучно и банално мероприятие, на което човек просто е длъжен да отиде. За това говорят тона ни, начина ни комуникация с участниците, менюто, което им поднасяме и т.н.
Намерете начин да се отличите. Създайте впечатление у участниците, че наистина са присъствали на нещо ексклузивно. Как да го постигнете? С малки, но добре планирани стъпки. Разчупете презентацията си с шеги и закачки с публиката – смехът винаги топи ледовете. Поднесете нещо интересно за хапване – по този начин ще създадете вкусова асоциация и вашите участници ще се сещат за вас, когато хапват нещо подобно. Изненадайте ги с нещо мъничко и неочаквано.
Подценяваме техниката
В забързаното планиране често се фокусираме върху съдържанието, лекторите и участниците, но фатална грешка би било да пренебрегнем техническите аспекти. Представете си следната ситуация: дългоочакваната презентация започва, но звукът прекъсва, картината на екрана е размазана или връзката с интернет е нестабилна. Всички тези дребни на пръв поглед детайли могат да създадат хаос и разочарование както за лекторите, така и за аудиторията.
Затова е важно да отделите достатъчно време и внимание на техническата подготовка. Уверете се, че разполагате с:
- Изправна аудио-визуална техника: Проверете микрофоните, тонколоните, проектора и екрана предварително. Направете тестове, за да се уверите, че всичко работи безупречно.
- Стабилна интернет връзка: Ако планирате онлайн демонстрации, стрийминг или просто искате да осигурите достъп до интернет за участниците, се уверете, че връзката е надеждна и с достатъчна скорост.
- Резервно оборудване: Винаги е добра идея да имате резервни микрофони, кабели и други основни технически средства в случай на непредвидени проблеми.
- Технически екип: Ако събитието е по-голямо, помислете за наемането на технически екип, който да се грижи за безпроблемното функциониране на оборудването и да реагира бързо при възникнали проблеми.